更新日: 2016年10月20日
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時短勤務でももっと成果をあげられる!時短勤務の工夫3選

子育て中や介護中の方には、時短勤務の制度を使っている方もいらっしゃいますよね。でも中には勤務時間が短くなり、思うように働けないという方も少なくないようです。時短勤務でも工夫次第で無理なく仕事をこなせ、限られた時間内にもっと成果を上げられるよう、ちょっとした工夫をご紹介します。

<時短勤務の工夫1>優先順位を意識して仕事に取り組む

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限られた時間の中で、仕事のクオリティを下げずに仕事をこなすためには、まずは自分に与えられている業務の優先順位を明確にすることが大切です。

仕事を始める前に優先順位を明確にさせて、優先順位の高い仕事から取り組むようにします。優先度は以下のポイントを考えて決めましょう。

◯重要度が高い
◯期限が決まっていて早く仕上げる必要がある
◯自分が抜けてしまった場合に迷惑がかかる

特に優先順位がない場合は、自分の得意な仕事や短時間で終えられる仕事から取りかかるとスムーズに進められるようですよ。

<時短勤務の工夫2>業務を効率化する

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デスク周り、作業スペース、共有フォルダの整理整頓

デスク周りの整理整頓は、スピーディに仕事をこなすためには欠かせません。
自分だけでなく他の人でも、必要な書類や資料がいつでもすぐに取り出せるよう、きちんと整理整頓しておきましょう。仕事の優先順位を的確に把握することで、自然と整理整頓もうまくいきます。

また、職場で共有フォルダを活用している場合は、その中もできるだけ整理、分かりやすくしておきましょう。

子供の病気など突発的なことが起こっても対応できるよう、周りのメンバーと情報や資料を共有できるようにしておくことも大切です。


よく送るメールの雛型を作っておく

メールを一から打つのは非常に手間も時間もかかります。
メールの挨拶文、終わりの文など、毎回同じでも差し支えない部分はテンプレート化して、時間を省くようにしましょう。よく使う文面を単語登録しておくのも便利です。

<時短勤務の工夫3>慌てなくて済む工夫をする

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前倒しでスケジュールを組む

子供の病気などイレギュラーなことが起こりやすい時短勤務の場合、やっぱり気になるのはスケジュール管理。
納期がある仕事の場合、納期よりも早く仕上がるように前倒ししてスケジュールを組みましょう。そうるすことで、気持ちにも余裕が生まれます。先にあげた、優先順位や業務効率化を駆使して、どうしたら前倒しでスケジュールを組めるか改めて考えてみましょう。


自分の業務をマニュアル化しておく

誰が見ても一目でわかるように自分の業務内容をマニュアル化しておきましょう。
子供の急病などで万が一、急に早退しなければならなくなった場合などに、他の方にカバーをお願いする際にも役に立ちます。

時短勤務中は職場の人への気配りも大切

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時短勤務中は、子どもの急病などで突然の遅刻や早退、欠勤などイレギュラーなことが起こりやすいもの。普段から職場の人への情報共有をしっかりしておくと、いざというときに対処してもらいやすかったり、迷惑をかけることが少なくなるかもしれません。また、万が一の時に一時的にでも、自分がいなくても業務がまわる仕組みを作っておくのもよいでしょう。

仕事のカバーをしてもらったときに、言葉で感謝を伝えることや、いざというときに自分が他の人の仕事をカバーするということも大切です。

おわりに

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時間に制約があるからこそ考え工夫することで、より効率的に仕事がまわせるようにしましょう。また、職場では、お互いに助け合える環境を自ら作っていけるといいですね。

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