たまりがちな学校からのお手紙、すっきり整理したいですよね。

1, 手紙を分類する

2, 手紙の定位置を決める

この2つがポイントです。ここを意識するだけで、ごちゃごちゃになりがちなお手紙もすっきり整理することができますよ。2つのポイントを詳しく見ていきましょう。

まず手紙を受け取った時点で、その手紙を以下のどれに該当するか分類します。

(1) 保管しておくもの（年間予定表など）
(2) 提出期日があるものや、直近での対応が必要なお知らせ（保護者会の出欠席など）
(3) 読んで内容を理解したら保管する必要がないもの（お知らせなど）

(1) 保管しておくもの

年度始めに多い、連絡網や年間行事予定表はファイルなどで保管を。
月間予定表など頻繁に確認する必要があるものは、ファイルの表紙の裏などすぐ見やすい位置にファイルしておきましょう。

(2)提出期日があるものや、直近での対応が必要なお知らせ

直近のお知らせは、冷蔵庫や掲示用ボードなど、家族にわかりやすい場所に貼って、忘れないようにしましょう。出欠席等、返事のいるものは目立つところに貼っておきましょう。

開催日がしばらく先のものに関しては、貼って管理するより、上記(1)の「保管しておくもの」として【一時保管ファイル】などを別途作って入れておくのもおすすめです。

一時保管ファイルに保存したら、お手紙の存在を忘れないように注意が必要です。携帯電話のスケジュール管理などで日付が近くなったらアラートを出すように設定し、期日が近づいたらわかりやすい場所へ貼り出すのも良いでしょう。

（3）読んで内容を理解したら保管する必要がないもの

給食だよりや健康関連便りなどは、一度目を通して理解したら処分します。処分してしまうと不安な場合は、カメラで写真を撮ってしばらく保管しておくと良いですよ。

学校のお手紙の保管場所が複数あると、探す時が大変です。長く保管するお手紙も短期間のものも、同じ場所を定位置としておくのが便利です。何か確認したい時も「あの場所を探せば出てくる」という状態にしておきましょう。

電話台やカウンターに掲示用のボードを作ったり、その付近に手紙のファイルなどを置くなど定位置を決めると良いですね。

学校関係のお手紙は、一か所にまとめることで管理しやすくなります。ご兄弟のいる方は、学校や園によってファイルを分けて、ラベルシールなどを貼っておくとわかりやすいですよ。

子供からの渡し忘れ、出し忘れを防ぐには

お子さん自身が提出できるお手紙BOXを作ってみるのはいかがでしょうか。

「お母さん! お手紙ー! 」と渡されそうな時に両手が塞がっていてすぐ受け取れなかった。
「あとでー」と後回しにして結局受け取りそびれてしまった。
なんてことを防ぐため、お子さん自身が自分で提出できるお手紙BOXを活用すれば、お子さんも自主的に渡してくれるかもしれません。

スマートフォンをお持ちでしたら、それを活用してみるのも良いかもしれません。

お手紙を写真にとり、写真フォルダに「お手紙」フォルダを作って整理しておきます。これなら自宅にいる時間の少ないママでも、出先で確認できたりと便利ですね。原本のお手紙は書類ボックスにひとまとめにしつつ、写真で細かく管理するのも良いかもしれません。

この場合注意したいのが、返信の必要なお手紙。返信の必要なお手紙はもらった時点でしっかりピックアップして分けたり、貼り出すなどして忘れないようにしましょう。

最近では、お手紙を写真で撮影し提出期限やスケジュールも管理するスマートフォンのアプリもあるようです。整理に一役買いそうですね。

いかがでしたか?
たまりがちな学校関係のお手紙。上手く整理するには「分類と保管場所」がポイントでした。
一度整理整頓のシステムが整うと、上手に管理できるようになりますよ。ご家庭に適した方法で、上手く整理ができると良いですね。

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